Gründen in Wien: Steuerliche Stolperfallen, die Jungunternehmer kennen müssen

Der Tag, an dem ich dachte, ein Gewerbeschein sei alles, was man braucht

Es war an einem Dienstag, ich erinnere mich so genau daran, weil dienstags im Café Jelinek immer diese eine Kellnerin arbeitet, die so tut, als würde sie einen nicht sehen, und zwar mit einer Hingabe, die man in Wien nur bei Kellnern und beim Finanzamt findet, und ich saß also dort, an einem Marmortischchen, das ein bisschen wackelte, wie alle Marmortischchen in allen Kaffeehäusern dieser Stadt wackeln, als hätte jemand bei der Gründung Wiens beschlossen, dass stabile Tische dem Charakter abträglich seien, und ich hatte an diesem Dienstag mein Gewerbe angemeldet. Ich war Unternehmer. Gründer. Ich hatte ein Blatt Papier in der Hand, auf dem stand, dass ich das durfte, und ich fühlte mich, als hätte mir jemand die Schlüssel zu einer Stadt gegeben, die mir ohnehin schon gehörte.

Dann setzte sich Markus zu mir. Markus ist Steuerberater, was ich ihm nie ganz verziehen habe, weil es bedeutet, dass jedes Gespräch mit ihm irgendwann eine Wendung nimmt, die einem den Appetit verdirbt. Er bestellte einen Verlängerten, rührte dreimal um, sah mich an und sagte: „Und, hast du dich schon entschieden, ob du optierst?“ Ich hatte keine Ahnung, wovon er sprach, aber ich nickte, weil man in Wien nickt, wenn man keine Ahnung hat, das gehört zur Grundausstattung, und in den nächsten zwanzig Minuten erklärte mir Markus, ruhig und mit der Geduld eines Menschen, der gewohnt ist, anderen beim Erschrecken zuzusehen, dass mein Gewerbeschein ungefähr so viel mit der Realität des Unternehmertums zu tun hatte wie eine Eintrittskarte mit dem Film, den man dann sieht. Man kommt rein, ja. Aber was einen drinnen erwartet, steht auf einem ganz anderen Blatt.

Dieser Artikel ist das, was ich gerne an jenem Dienstag gewusst hätte. Er ist für alle, die gerade gegründet haben oder es vorhaben, die in Wien sitzen, vielleicht auch in einem Kaffeehaus, vielleicht auch mit einem wackelnden Tisch, und die das Gefühl haben, dass sie alles im Griff haben. Das Finanzamt, und das sage ich mit einer Zärtlichkeit, die nur aus Erfahrung wachsen kann, sieht das anders.

Einzelunternehmen, GmbH oder doch gleich auswandern?

Die erste Entscheidung, die man als Gründer trifft, und ich meine die wirklich erste, noch vor der Frage, ob man ein Logo braucht oder eine Website oder einen Firmennamen, der irgendwas mit „Solutions“ enthält, ist die Frage der Rechtsform. Ich habe damals „Einzelunternehmen“ angekreuzt, und zwar aus demselben Grund, aus dem ich in Restaurants immer das erste Gericht auf der Karte bestelle: Es klang am wenigsten kompliziert. Kein Stammkapital, kein Notar, kein Gesellschaftsvertrag. Nur ich und mein Gewerbe, wie zwei alte Freunde, die gemeinsam in die Welt hinausziehen.

Was mir niemand gesagt hat, und was Markus mir an diesem Dienstag mit einer fast chirurgischen Beiläufigkeit erklärte, ist, dass man als Einzelunternehmer mit seinem gesamten Privatvermögen haftet. Alles, was man hat und alles, was man jemals haben wird, steht auf dem Spiel, und das ist kein theoretisches Risiko, das ist so, als würde man ohne Netz Trapez fliegen, und zwar in einer Zirkushalle, in der auch noch der Boden fehlt. Die GmbH hingegen, die mich damals mit ihrem Stammkapital von 35.000 Euro abgeschreckt hatte – wobei es mit der Gründungsprivilegierung auch mit 10.000 Euro geht, wovon man nur die Hälfte einzahlen muss – schützt das Privatvermögen. Man haftet nur mit dem, was in der Gesellschaft steckt. Und steuerlich, das ist der Punkt, an dem es richtig interessant wird, zahlt die GmbH fünfundzwanzig Prozent Körperschaftsteuer, während man als Einzelunternehmer den progressiven Einkommensteuertarif bedient, der bei hohen Gewinnen bis zu fünfundfünfzig Prozent erreicht, was sich anfühlt, als würde man einen Berg besteigen und ab der Hälfte wird er steiler und steiler, bis man irgendwann senkrecht nach oben klettert.

Natürlich ist die Rechtsformwahl keine reine Steuerfrage, es spielen Haftung, Verwaltungsaufwand, Außenwirkung und tausend andere Dinge hinein, aber die steuerlichen Konsequenzen sind so gravierend, dass man sich zumindest einmal hinsetzen und rechnen sollte, bevor man irgendetwas ankreuzt. Ich habe das nicht getan. Ich habe angekreuzt und dann einen Apfelstrudel bestellt. Das war ein Fehler. Nicht der Strudel. Der war ausgezeichnet.

35.000 Euro klingen nach viel – bis sie es nicht mehr sind

Es gibt in Österreich eine Regelung, die sich Kleinunternehmerregelung nennt, und wenn man sie zum ersten Mal erklärt bekommt, klingt sie wie ein Geschenk. Man muss keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, kein monatliches Hin und Her mit dem Finanzamt. Man schreibt seine Rechnungen, netto gleich brutto, und das Leben ist einfach. Die Bedingung: Der Umsatz darf die Grenze von 42.000 Euro brutto im Jahr nicht überschreiten, wobei es eine einmalige Toleranz von fünfzehn Prozent gibt, die man sich vorstellen kann wie einen Airbag, der genau einmal auslöst.

Ich erinnere mich, wie ich im November meines ersten Geschäftsjahres vor meiner Tabellenkalkulation saß, die in Wirklichkeit ein Zettel war, auf dem ich mit Bleistift Zahlen addiert hatte, und feststellte, dass ich die Grenze überschreiten würde. Nicht dramatisch, nicht um zehntausend Euro, sondern um vielleicht zweitausend, was sich anfühlte wie eine besonders gemeine Form von Erfolg: gerade genug verdient, um bestraft zu werden. Denn wer die Grenze überschreitet, muss rückwirkend für das gesamte Jahr Umsatzsteuer abführen, und wenn man diese Umsatzsteuer nicht einkalkuliert hat – und das hat man nicht, weil man ja dachte, man sei Kleinunternehmer – dann fehlt einem plötzlich ein Betrag, den man längst ausgegeben hat.

Was Markus mir aber auch erklärte, und das ist der Teil, den die meisten Gründer übersehen, weil er dem Instinkt widerspricht, ist, dass es Situationen gibt, in denen man freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten sollte. Wer am Anfang hohe Investitionen hat, Geräte kauft, ein Büro einrichtet, Software anschafft, der zahlt auf all das Umsatzsteuer, die er sich als Kleinunternehmer nicht zurückholen kann. Der Vorsteuerabzug, dieses wunderbare Instrument, bei dem das Finanzamt einem tatsächlich Geld zurückgibt, steht nur jenen offen, die selbst Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Es ist ein bisschen wie bei einem Buffet: Man denkt, man isst kostenlos, weil man den Eintritt nicht bezahlt hat, aber in Wirklichkeit hat man auch keinen Zugang zu den warmen Speisen.

Jemand, den ich nie eingeladen habe, sitzt plötzlich mit am Tisch

Es gibt im Leben eines Jungunternehmers einen Moment, der sich einbrennt, und zwar nicht als Erinnerung, sondern als eine Art Narbe, und das ist der Moment, in dem man zum ersten Mal Post von der Sozialversicherung der Selbständigen bekommt. Der SVS. Drei Buchstaben, die klingen wie eine Abkürzung für etwas Harmloses, ein Verein vielleicht, oder eine Straßenbahnlinie, aber in Wirklichkeit bezeichnen sie eine Institution, die von nun an ein fester Bestandteil des eigenen Lebens sein wird, ob man das möchte oder nicht, und die mit einer Beharrlichkeit Geld einfordert, die man im privaten Umfeld als Stalking bezeichnen würde.

Ich hielt meinen ersten SVS-Bescheid für einen Irrtum. Die Zahl darauf schien mir in keinem Verhältnis zu dem zu stehen, was ich verdiente, und ich rief dort an, was ein eigenes Abenteuer ist, denn die Wartemusik der SVS hat etwas Meditatives, man kann dabei ganze Lebensabschnitte verarbeiten, und die Dame am Telefon erklärte mir mit einer Freundlichkeit, die fast schlimmer war als Unfreundlichkeit, dass die Beiträge in den ersten drei Jahren auf Basis einer vorläufigen Bemessungsgrundlage berechnet werden und dann nachbemessen, und dass diese Nachbemessung, nun ja, überraschend ausfallen könne.

EU-Kommissar @EUCssrMcGrath 🇪🇺 wird morgen Vorschläge für eine „EU Inc“ präsentieren.
Dieses neue Regime soll Unternehmen die Gründung, EU-weite Tätigkeit & Expansion erleichtern – und sie letztlich dazu motivieren, in Europa zu bleiben.

Gastkommentar👉https://t.co/j4medKLMNB

— EU-Kommission Wien (@EUKommWien) March 17, 2026

Was das bedeutet, in verständlichen Worten: Am Anfang zahlt man relativ wenig, weil die SVS davon ausgeht, dass man als Gründer noch nicht viel verdient. Aber sobald die tatsächlichen Einkommensteuerbescheide vorliegen, rechnet die SVS nach, und dann kommt die Nachzahlung, manchmal Jahre später, und sie kommt mit der Wucht eines Gegenstandes, den man vergessen hat, dass man ihn in die Luft geworfen hat. Der einzige wirklich nützliche Rat, den ich jedem Gründer geben kann, und ich sage das mit dem Pathos eines Menschen, der diesen Rat selbst zu spät bekommen hat, lautet: Lege von jedem Euro, den du verdienst, mindestens ein Viertel beiseite. Sofort. Bevor du irgendetwas anderes damit tust. Bevor du dir einen neuen Bildschirm kaufst oder ein Abendessen leistest oder auch nur daran denkst, dieses Geld auszugeben. Ein Viertel. Minimum. Denn die SVS kommt, so sicher wie der Winter, und sie bringt keinen Schal mit.

Sie wissen, was du nächstes Jahr verdienst. Du nicht.

Es gibt eine besondere Form der Demütigung, die das österreichische Steuersystem für Selbständige bereithält, und sie heißt Einkommensteuer-Vorauszahlung. Das Prinzip ist schnell erklärt: Das Finanzamt schätzt, was man im laufenden Jahr verdienen wird, und schickt einem auf dieser Basis vierteljährlich Rechnungen. Man zahlt also Steuern auf Geld, das man noch nicht verdient hat, möglicherweise nie verdienen wird, und das Finanzamt tut dies mit einer Zuversicht, als hätte es eine Glaskugel, und nicht nur irgendeine Glaskugel, sondern eine, die ausschließlich optimistische Prognosen liefert, denn die Vorauszahlungen werden automatisch angehoben, jedes Jahr ein wenig mehr, als gäbe es keinen Zweifel daran, dass es einem immer besser gehen wird, was rührend wäre, wenn es nicht so teuer wäre.

Man kann dagegen vorgehen, und man sollte es auch tun. Es gibt den Herabsetzungsantrag, ein Formular, mit dem man dem Finanzamt mitteilt, dass die eigene wirtschaftliche Zukunft weniger rosig aussieht, als das Amt vermutet. Man muss das begründen, natürlich, und man muss es rechtzeitig tun, aber es ist möglich und oft auch nötig, denn nichts bringt einen jungen Unternehmer schneller in Schwierigkeiten als vierteljährliche Steuervorauszahlungen, die auf Einnahmen basieren, die es nicht gibt. Ich stelle mir das Finanzamt manchmal vor wie eine Wahrsagerin auf dem Prater, die in eine trübe Kugel starrt und sagt: „Ich sehe großen Wohlstand“, und man denkt sich: Ja, aber für wen?

Ich hatte ein System. Es hieß: Hosentasche.

Ich möchte an dieser Stelle ein Geständnis ablegen, und ich bitte darum, mich nicht zu verurteilen, oder zumindest nicht härter, als ich mich selbst bereits verurteilt habe: Mein Belegsystem im ersten Jahr bestand aus meiner linken Jackentasche. Rechnungen, Kassenbons, Quittungen, manchmal auch Servietten, auf die ich Beträge geschrieben hatte, weil ich die Rechnung nicht mehr fand – alles wanderte in diese Tasche, und am Ende des Monats, wenn ich mich dazu durchrang, „Buchhaltung zu machen“, was in Wirklichkeit bedeutete, dass ich den Inhalt der Tasche auf den Küchentisch schüttete und versuchte, den Haufen in Kategorien zu sortieren, hatte ich das Gefühl, ein Archäologe zu sein, der seine eigene Vergangenheit ausgräbt und nicht versteht, was er findet.

Das ist, gelinde gesagt, kein empfehlenswerter Ansatz. In Österreich gilt: Wer weniger als 700.000 Euro Umsatz und weniger als 365.000 Euro Gewinn hat, darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden, eine vereinfachte Form der Buchhaltung, bei der man im Wesentlichen aufschreibt, was reinkommt und was rausgeht. Wer darüber liegt, muss die doppelte Buchhaltung führen, Soll und Haben, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, das volle Programm. Aber auch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist kein Freibrief für Chaos. Belege müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, ordentlich, nachvollziehbar, und nein, eine Jackentasche zählt nicht als Ordnungssystem.

Mein dringender Rat, und ich spreche hier als jemand, der diesen Rat erst nach einer schmerzhaften Betriebsprüfung wirklich verinnerlicht hat: Besorge dir vom ersten Tag an eine Buchhaltungssoftware, oder, noch besser, einen Steuerberater Wien, der sich um all das kümmert. Der Schuhkarton – oder in meinem Fall die Jackentasche – ist kein Geschäftsmodell. Er ist ein Countdown.

Ein Portal, das aussieht, als hätte es die Jahrtausendwende knapp überlebt

Irgendwann, und dieser Moment kommt unweigerlich, muss man sich bei FinanzOnline anmelden. FinanzOnline ist das elektronische Steuerportal der Republik Österreich, und es hat eine Benutzeroberfläche, die den Charme eines Behördenflurs in den späten Neunzigern verströmt. Alles ist grau, oder beige, oder eine Farbe, die es nur in Amtsstuben gibt und für die es keinen Namen gibt, und die Navigation folgt einer Logik, die vermutlich einmal jemandem eingeleuchtet hat, aber dieser jemand ist längst in Pension und hat sein Wissen mitgenommen.

Hier muss man als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen, die sogenannte UVA. Wer mehr als 100.000 Euro Umsatz im Jahr hat, muss das monatlich tun, alle anderen vierteljährlich. Die Fristen sind streng: Bis zum 15. des zweitfolgenden Monats muss die UVA eingereicht und die Zahllast überwiesen sein. Wer zu spät dran ist, riskiert einen Verspätungszuschlag, der bis zu zehn Prozent der geschuldeten Steuer betragen kann, und einen Säumniszuschlag obendrauf, was sich anfühlt wie eine Strafe dafür, dass man ein menschliches Wesen ist und manchmal Dinge vergisst.

Mein Rat, und er klingt banal, aber er ist Gold wert: Trage jede einzelne Steuerfrist in deinen Kalender ein. Behandle sie wie Geburtstage von Menschen, die du sehr magst und die nachtragend sind. Denn das Finanzamt vergisst nicht, das Finanzamt vergibt nicht, und das Finanzamt hat alle Zeit der Welt.

Der Mensch, der mir das Kaffeehaus gerettet hat

Ich kehre zurück zu jenem Dienstag im Café Jelinek, zu Markus und seinem Verlängerten und meinem Gewerbeschein, der vor mir auf dem Tisch lag wie ein Versprechen, das ich noch nicht ganz verstand. Markus hat mir an diesem Nachmittag mehr beigebracht als jedes Buch, jede Website, jeder Gründerworkshop es je hätte tun können, und er hat es beiläufig getan, zwischen zwei Schlucken Kaffee, als wäre all dieses Wissen nichts Besonderes, als wüsste das doch jeder, was natürlich nicht stimmt, denn niemand weiß das, außer denen, deren Beruf es ist, es zu wissen.

Ein Steuerberater kostet Geld, natürlich, und am Anfang, wenn man ohnehin jeden Euro zweimal umdreht, fühlt sich das an wie ein Luxus, den man sich nicht leisten kann. Aber es ist kein Luxus. Es ist eine Investition, und zwar eine, die sich rechnet, weil ein guter Steuerberater nicht nur Formulare ausfüllt, sondern mitdenkt, optimiert, warnt und einen vor Fehlern bewahrt, die man sonst erst bemerkt, wenn es zu spät ist. Der Unterschied zwischen „Geld ausgeben“ und „Geld investieren“ ist nirgendwo so deutlich wie bei der Steuerberatung. Wer am falschen Ende spart, zahlt am Ende drauf, und das Finanzamt stellt keinen Stuhl an den Tisch, wenn man sagt, man könne die Nachzahlung gerade nicht leisten.

Wien ist eine gute Stadt zum Gründen – wenn man weiß, wo die Löcher im Gehsteig sind

Ich sitze, während ich das hier schreibe, wieder in einem Kaffeehaus, nicht im Jelinek diesmal, aber in einem, das ihm ähnelt, mit wackelnden Tischen und einer Kellnerin, die mich geflissentlich übersieht, und ich denke an all die Dinge, die ich falsch gemacht habe: die Rechtsform, die ich nicht durchdacht habe, die Kleinunternehmerregelung, die mich fast in den Ruin getrieben hätte, die SVS-Nachzahlung, die kam wie ein Gewitter im August, die Vorauszahlungen, die Belege in der Jackentasche, das FinanzOnline-Portal, vor dem ich saß wie ein Affe vor einem Schachbrett. Ich habe all diese Fehler gemacht, jeden einzelnen, und ich habe sie überlebt, aber das lag nicht an meiner Klugheit, sondern an meinem Glück und an Markus, der irgendwann aufgehört hat, Kaffee zu trinken, und angefangen hat, meine Steuererklärung zu machen.

Wien ist eine wunderbare Stadt zum Gründen. Es gibt Förderungen der Wirtschaftsagentur Wien, es gibt die Startup-Szene, die wächst und gedeiht, es gibt Netzwerke und Co-Working-Spaces und eine Lebensqualität, die international ihresgleichen sucht. Aber Wien ist auch eine Stadt, die bürokratisch ist, auf eine liebenswürdige, gemütliche, zutiefst österreichische Art, die einen trotzdem zur Verzweiflung treiben kann, wenn man nicht vorbereitet ist. Das Finanzamt ist kein Feind, es tut nur seinen Job, aber es ist auch kein Freund, es kennt keine Gnade, und es hat eine Vorliebe für Fristen, Formulare und Nachzahlungen, die an Obsession grenzt.

Wer gründet, und ich sage das als jemand, der es getan hat und es wieder tun würde, jeden Tag, trotz allem, der sollte drei Dinge mitnehmen aus diesem Text: Erstens, nimm dir einen Steuerberater, und zwar bevor du irgendetwas anmeldest. Zweitens, lege Geld zurück, mehr als du denkst, immer mehr als du denkst. Und drittens, und das ist vielleicht das Wichtigste: Unterschätze nie das Kaffeehaus. Es ist der Ort, an dem die besten Gespräche stattfinden, die klügsten Ratschläge gegeben werden, und manchmal, wenn man Glück hat, sitzt jemand am Nebentisch, der einem erklärt, was „optieren“ bedeutet.

Der Kellner bringt die Rechnung. Mit Umsatzsteuer, versteht sich.

Weiterführende Quellen

Grundlagen zur Unternehmensgründung und erste Entscheidungen:
USP Gründungsleitfaden

Unterschiede zwischen Einzelunternehmen und GmbH (Haftung, Struktur):
WKO GmbH Überblick

Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer:
USP Kleinunternehmerregelung

Sozialversicherung für Selbständige und Nachbemessung:
SVS Beitragsberechnung

Einkommensteuervorauszahlungen und Anpassungsmöglichkeiten:
USP Vorauszahlungen

Förderungen und Unterstützung für Gründer in Wien:
Wirtschaftsagentur Wien